Cómo organizar un grupo de peregrinos y viajeros

Como no todos somos expertos en esta tarea de organizar un grupo o preparar un viaje para mucha gente, vamos a ofrecer unas pautas que nos ayudarán en la tarea de formar un grupo de peregrinos o viajeros. Siguiendo unos sencillos pasos iremos avanzando en la tarea de conseguir el objetivo que buscamos: Organizar un grupo y... que todo salga lo mejor posible. Les rogamos que tomen nota, pues el tiempo pasa, en especial para este Año Jubilar por los 150 años de las apariciones de la Santísima Virgen en Lourdes, Francia. Vienen más jubileos, y hemos de recordar que con estos viajes se ayudan a las obras sociales de la Fundación María Ecuménica.

Paso 1. ¿A dónde queremos ir?... porque nunca hay vientos favorables para quien no sabe hacia donde se dirige.

Paso 2. ¿Cuántos deseamos viajar?... Si somos muchos, hemos de asumir que necesitaremos organizarnos y para ello debemos contar con TIEMPO SUFICIENTE. ¿Cuánto tiempo?... cuanto más mejor. Un año, nueve meses, seis meses, tres meses, 1 mes, tres semanas... si tenemos que viajar en avión, debemos saber que las Compañías Aéreas quieren cerrar sus vuelos con dos meses de antelación a la fecha de salida y algunas lo hacen aún con más tiempo de antelación. El tiempo es oro y también plazas de avión y de hotel...

Paso 3. Hablamos con una Agencia. Bueno, con una o dos... o tres, pero no mucho más. Hay que tener en cuenta que se trata de colaborar en un proyecto y para ello será importante crear una relación de CONFIANZA. Si deseamos presionar para conseguir lo mejor, una de las mejores estrategias es dar confianza. La confianza será la mejor y la mayor presión que podemos hacer.

Paso 4. Planteamos a la Agencia nuestros objetivos para el viaje. Es muy importante saber lo que deseamos. Si desconocemos el destino, podríamos estudiar la posibilidad de conocerlo antes de organizar el viaje.

Paso 5. Presupuestamos. Para ello tendremos en cuenta las fechas del viaje, los servicios que deseamos y... la calidad de los mismos. Un buen presupuesto no lo es por su precio, sino por dar a la calidad que buscamos el mejor precio. Si buscamos precio... podemos encontrarlo pero ¿responde a nuestro objetivo? Si buscamos calidad la encontraremos, pero ¿a qué precio? Así pues nos empeñaremos para conseguir una buena relación calidad-precio.

Paso 6. Una vez aceptado el presupuesto, habrá que hacer reserva de todos los servicios que necesitamos. No te preocupes, la Agencia se encargará de ello. A veces -y cada vez con mayor frecuencia- será necesario efectuar depósitos a la Agencia, a la Compañía Aérea o a algún hotel para garantizar las plazas, por ello y para ello será importante que comencemos a anunciar el viaje a la gente. ADELANTE.

Paso 7. La Agencia nos confeccionará carteles y programas de mano para anunciar y dar a conocer el proyecto a la gente.

Paso 8. Como no estamos vendiendo un viaje (eso lo hacen muy bien las Agencias de Viaje), presentaremos nuestro proyecto en las asambleas, cofradías, legiones, hermandades, fiestas y reuniones... y resaltamos nuestros objetivos para con el grupo. Esto es muy importante. Descubriremos que muchas personas que nunca harían "un viaje solo", se apuntarán a viajar con el grupo. Ofrecemos un PLUS: de servicio, de cuidado, de entrega...

Paso 9. Llegó el momento de INSCRIBIR a las personas interesadas. Les solicitaremos su nombre y apellido correctos. ¿Saben que hay personas que conocemos por diminutivos o nombre que no coinciden con el que figura en su documentación?. Para algunos viajes nos solicitarán fotocopia de su C.I. y Pasaporte, incluso fotos para hacer un visado. También les pediremos que entreguen o ingresen la tarjeta de crédito Visa o Master escaneada por ambas caras, o que depositen en un Nº de cuenta una cantidad de dinero para asegurar su plaza (generalmente el 25 ó el 30 % del monto del viaje). En cuántas ocasiones hemos creído contar con 50 personas y cuando llegó el momento de pagar descubrimos que sólo eran 30.

Paso 10. Vamos formando una lista por habitaciones dobles -o individuales para quienes lo soliciten y abonen el suplemento correspondiente- y "casando" por habitaciones a las personas que se inscriben solas. Informaremos a la Agencia de las inscripciones, pues los hoteles y las Compañías Aéreas, con tres meses de antelación a la fecha de inicio del viaje les solicitan periódicamente -y a veces con mucha insistencia- información sobre el nº de personas que componen el grupo.

Paso 11. Periódicamente informamos a la Agencia de la situación de reservas, es decir cómo va el grupo. Las Compañías Aéreas y los hoteles desean conocer estos datos, pues si el grupo no se llega a concretar, deben contar con tiempo para replantearse sus ventas.

Paso 12. Cuando el grupo está prácticamente formado, es interesante convocar alguna reunión para informar de objetivos, aspectos técnicos...

Paso 13. No olvidemos informar de nuestros objetivos a la vez que presentamos un estilo de viaje o un lema que nos ayude a vivir una bonita experiencia y a crecer como personas.

- Me interesaré por hacer que las personas que me acompañan, me consideren compañero/a y me preocuparé porque sean felices a mi lado.

- Me olvidaré un poco de mi mismo/a para conseguir que los que me acompañan estén felices conmigo.

- Encontraré más alegría en dar que en recibir.

Paso 14. Tenemos lista de participantes. Con un mes o veinte días de antelación a la salida conviene reunir al grupo para informar de TODOS los datos técnicos y prácticos del viaje o la peregrinación. La regla obliga a "cerrar" -con 21 días de antelación a la fecha de salida- los precios y los cambios que fuese necesario hacer y... si todo está correcto.... toca ya abonar el importe final del viaje.

Si estos pasos han podido ayudarte a organizar un grupo o a comprender que su organización exige un grado de compromiso a todas las partes implicadas en la concepción, realización y organización del viaje o peregrinación...

Enhorabuena, tienes un grupo y todo está en marcha. Sólo nos queda desearte feliz viaje -o aún mejor- FELIZ EXPERIENCIA.

Nuestro trabajo consiste en colaborar contigo en ésta tarea.

Enrique Marcano Rojas, presidente de FUNDAME (Fundación María Ecuménica)
Asesor de viajes
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